API-Integrationen: Systeme, die miteinander sprechen
Wir verbinden ERP, CRM, Buchhaltung und externe Systeme mit individuellen APIs und Datenintegrationen. Damit Daten einmal erfasst werden und dort ankommen, wo sie gebraucht werden.
Datenchaos zwischen den Systemen
Die meisten Unternehmen arbeiten nicht mit einem System, sondern mit vielen: ein ERP für Aufträge und Bestand, ein CRM für Kunden, eine Buchhaltung, dazu Fachanwendungen, ein Onlineshop und Tabellen für alles, was dazwischen liegt. Jedes System ist für sich gut. Das Problem entsteht an den Übergängen.
Kundendaten werden im CRM gepflegt und im ERP noch einmal. Rechnungsdaten werden exportiert, umformatiert und importiert. Ein Statuswechsel in einem System kommt im anderen nie an. Das kostet Zeit, und es führt zu Fehlern, weil am Ende niemand mehr sicher weiß, welche Daten aktuell sind.
Typische Anzeichen dafür sind Exportdateien, die jede Woche von Hand umgebaut werden, Kundenstämme, die in zwei Systemen voneinander abweichen, und Rückfragen wie „Ist die Rechnung schon gebucht?“, die nur ein Blick in ein anderes System beantworten kann.
API-Integrationen lösen das an der Wurzel. Eine API ist eine Schnittstelle, über die Software mit anderer Software spricht. Statt Daten von Hand zu übertragen, tauschen die Systeme sie automatisch aus, nach Regeln, die du festlegst.
Was wir verbinden
Bestehende Anwendungen verbinden und den Informationsfluss zwischen Systemen verbessern.
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ERP-Anbindung
Bestellungen, Rechnungen und Stammdaten mit deinem ERP austauschen, statt sie abzutippen.
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CRM und Vertrieb
Kunden- und Auftragsdaten zwischen CRM und den übrigen Systemen synchron halten.
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Buchhaltung
Rechnungsprozesse mit Buchhaltung und Steuerberatung verbinden, etwa per Export als DATEV-Buchungsstapel, wie ihn unser Produkt Xcan erzeugt.
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Einkaufssysteme
Einkaufstools, ERP-Systeme und bestehende Business-Anwendungen miteinander verbinden.
Beispiel: ERP-Anbindung für Rechnungsprozesse
So sieht eine typische Integration aus. Ziel: Rechnungsprozesse mit deinen bestehenden ERP- und Buchhaltungssystemen verbinden.
Im Kern enthalten
- Verfügbare Schnittstellen und Datenfelder prüfen
- Rechnungsdaten zwischen den vereinbarten Systemen zuordnen
- Integrations-Workflow umsetzen und testen
Optional erweiterbar
- Weitere ERP- oder Buchhaltungs-Connectoren
- Statusabgleich in beide Richtungen
- Monitoring und automatische Wiederholung
Worauf es bei Integrationen ankommt
Erst die Daten, dann der Code. Bevor eine Zeile entsteht, klären wir, welche Felder in welchem System was bedeuten. Viele Integrationsprobleme sind in Wahrheit Datenprobleme: unterschiedliche Artikelnummern, abweichende Kundenstämme, verschiedene Steuerschlüssel.
Eine führende Quelle pro Information. Für jede Information legen wir fest, welches System die Wahrheit hält. So entstehen keine widersprüchlichen Datenstände, wenn mehrere Systeme dieselben Daten kennen.
Fehler sichtbar machen. Schnittstellen fallen aus, Systeme sind kurz nicht erreichbar, Daten sind unvollständig. Eine gute Integration erkennt das, wiederholt fehlgeschlagene Übertragungen und meldet, was eine Person prüfen muss, statt Daten stillschweigend zu verlieren.
Mit bestehenden Systemen, nicht gegen sie. Wir prüfen die verfügbaren Schnittstellen deiner Systeme und bauen darauf auf. Wo ein System keine passende Schnittstelle hat, entwickeln wir eine individuelle API.
Export, Import oder API?
Nicht jede Verbindung braucht eine Echtzeit-Schnittstelle. Welcher Weg passt, hängt davon ab, wie oft sich Daten ändern und wie schnell sie im anderen System ankommen müssen:
- Dateiexport und -import reicht oft, wenn Daten in festen Abständen übergeben werden, etwa ein Buchungsstapel für die Steuerberatung am Monatsende. Wichtig ist dann vor allem, dass das Dateiformat stimmt und die Übergabe nicht von Hand vorbereitet werden muss.
- Eine API-Integration lohnt sich, wenn Daten laufend fließen, mehrere Systeme denselben Stand brauchen oder ein Vorgang in einem System sofort etwas im anderen auslösen soll, zum Beispiel eine neue Bestellung, die direkt im ERP ankommt.
- Ein Statusabgleich in beide Richtungen ist sinnvoll, wenn beide Seiten Daten ändern dürfen, etwa wenn eine Rechnung im ERP freigegeben und die Freigabe im Ursprungssystem angezeigt werden soll.
Im ersten Schritt schauen wir uns die Datenflüsse an und empfehlen den einfachsten Weg, der zuverlässig funktioniert. Eine aufwendige Schnittstelle ist nicht automatisch die bessere Lösung.
So läuft ein Integrationsprojekt ab
Wir haben Projekte in den Bereichen Fintech, Legal Tech und SaaS umgesetzt. Kundennamen und Projektdetails nennen wir nicht öffentlich, weil wir mit unseren Kunden Vertraulichkeitsvereinbarungen (NDA) haben.
Häufige Fragen zu API-Integrationen
Was ist eine API?
Eine Schnittstelle, über die Software mit anderer Software spricht. Über APIs tauschen Systeme Daten automatisch aus, statt dass jemand sie von Hand überträgt.
Könnt ihr unser ERP anbinden?
Wir prüfen zuerst die verfügbaren Schnittstellen und Datenfelder deines ERP. Darauf aufbauend ordnen wir die Daten zwischen den vereinbarten Systemen zu und setzen den Integrations-Workflow um.
Gibt es einen DATEV-Export?
Für E-Rechnungen ja: Unser Produkt Xcan exportiert Buchungen mit SKR03-Kontenzuordnung direkt nach DATEV. Für individuelle Prozesse klären wir den passenden Weg zur Buchhaltung im Projekt.
Was passiert, wenn ein System kurz nicht erreichbar ist?
Monitoring und automatische Wiederholung lassen sich als Erweiterung vereinbaren, damit fehlgeschlagene Übertragungen erkannt und erneut versucht werden.
Was kostet eine Integration?
Das hängt von der Zahl der Systeme, ihren Schnittstellen und den Datenflüssen ab. Nach dem Erstgespräch erhältst du eine Einschätzung zu Aufwand und Kosten.
Welche Systeme sollen endlich zusammenarbeiten?
Erzähl uns davon im Erstgespräch. Danach weißt du, wie die Integration aussehen kann und mit welchem Aufwand du rechnen kannst.