Devoreo
Erstgespräch

KI-Automatisierung für Unternehmen

Dokumentenverarbeitung, KI-Assistenten und Workflows, die wiederkehrende Aufgaben reduzieren. Wir automatisieren Geschäftsprozesse dort, wo heute Daten abgetippt, kopiert und abgeglichen werden, und dein Team behält die Entscheidung.

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Wo Zeit verloren geht

In vielen Unternehmen laufen die gleichen Handgriffe jeden Tag hundertfach ab. Eine Bestellung kommt als PDF per E-Mail, jemand liest die Positionen ab und tippt sie ins ERP. Eine Rechnung wird mit der Bestellung verglichen, Zeile für Zeile. Ein Bericht entsteht, indem Daten aus drei Systemen in eine Tabelle kopiert werden.

Diese Arbeit ist wichtig, aber sie ist nicht das, wofür du dein Team eingestellt hast. Sie ist fehleranfällig, weil Menschen bei monotoner Arbeit müde werden, und sie skaliert schlecht: Mehr Aufträge bedeuten mehr Abtippen. Genau hier setzt KI-Automatisierung an.

Moderne KI kann unstrukturierte Dokumente lesen, also PDFs, E-Mails und Tabellen, und die relevanten Daten daraus herausziehen. Zusammen mit klassischen Workflows und Schnittstellen entsteht daraus ein Ablauf, der die Routine übernimmt und Ausnahmen gezielt an Menschen weitergibt.

Was wir automatisieren

Drei Bausteine, die sich je nach Prozess kombinieren lassen.

  • Dokumentenverarbeitung

    Bestellungen, Rechnungen, Lieferscheine und Angebote aus PDF, E-Mail oder Excel auslesen, strukturieren und mit deinen Stammdaten abgleichen.

  • KI-Assistenten

    Assistenten, die Fragen beantworten oder Entwürfe vorbereiten, auf Grundlage deiner eigenen Informationen. Wie das aussehen kann, zeigt unser Produkt Statuly für Fragen zum deutschen Recht.

  • Workflows

    Abläufe, die Aufgaben verteilen, Freigaben einholen und Daten zwischen Systemen weitergeben, ohne Copy-and-paste.

Beispiel: Auftragseingang, automatisiert

So arbeitet eine typische Devoreo-Automatisierung. Bestellungen kommen als PDF, E-Mail oder Excel an, die KI liest Positionen und Mengen aus, gleicht sie mit deinen Stammdaten ab und legt einen ERP-Entwurf an. Gebucht wird erst nach Freigabe durch dein Team.

  1. Bestelleingang. Die Bestellung kommt wie gewohnt an, als PDF, E-Mail oder Excel-Datei. Für deine Kunden ändert sich nichts.
  2. KI-Extraktion. Die KI liest Positionen und Mengen aus, auch wenn jeder Kunde ein anderes Format schickt.
  3. Abgleich. Artikel und Preise werden mit deinen Stammdaten abgeglichen. Abweichungen werden markiert statt stillschweigend übernommen.
  4. ERP-Entwurf. Im ERP entsteht ein vorausgefüllter Entwurf, bereit zur Prüfung.
  5. Freigabe. Dein Team prüft den Entwurf und gibt ihn frei, mit allen Informationen auf einen Blick.
  6. Gebucht. Erst nach der Freigabe wird im ERP gebucht.

Der Mensch bleibt in der Verantwortung

KI macht Fehler, und ein guter Prozess rechnet damit. Deshalb bauen wir Automatisierungen so, dass die KI vorbereitet und dein Team entscheidet. Fachleute nennen das „Human in the Loop“: Die Software übernimmt das Lesen, Abtippen und Abgleichen, aber nichts wird gebucht, versendet oder geändert, bevor jemand aus deinem Team es freigegeben hat.

Das hat zwei Vorteile. Erstens bleibt die Qualität hoch, weil Abweichungen sichtbar werden, statt im System zu verschwinden. Zweitens behältst du die Kontrolle über Entscheidungen, die rechtlich oder wirtschaftlich zählen. Mit der Zeit zeigt sich, welche Fälle zuverlässig laufen, und dein Team kann sich auf die echten Ausnahmen konzentrieren.

Auch beim Datenschutz denken wir von Anfang an mit. Für Unternehmen, die KI einsetzen, unterstützen wir zusätzlich bei DSFA, FRIA, Betroffenenanfragen und dem Verarbeitungsverzeichnis, zum Beispiel mit einem DSFA-Manager oder einem Workflow für Auskunftsanfragen nach Art. 15 DSGVO.

Geschäftsprozesse, die sich automatisieren lassen

Unsere Lösungen setzen an konkreten Prozessen an. Jede wird an deine Systeme angepasst, nicht umgekehrt.

  • Einkauf & Lieferkette

    Bestellungen, Lieferantenangebote und Einkaufsdaten automatisch erfassen und abgleichen, mit Freigabe-Workflows für interne Bedarfsanfragen.

  • Geschäftsabläufe

    Berichte, E-Mail-Vorgänge, Stammdaten und wiederkehrende Abläufe ohne Copy-and-paste, dazu Aufgaben- und Freigabemanagement.

  • E-Finance

    Rechnungen erstellen, verarbeiten, abgleichen und direkt an dein ERP übergeben, auch eingehende E-Rechnungen und den Abgleich mit Bestellungen und Lieferbelegen.

  • DSGVO & EU AI Act

    Unterstützung bei DSFA, FRIA, Betroffenenanfragen und dem Verarbeitungsverzeichnis, mit nachvollziehbaren Freigaben.

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So entsteht deine Automatisierung

  1. Verstehen. Wir analysieren den Prozess gemeinsam mit deinem Team: Welche Dokumente kommen an, welche Systeme sind beteiligt, wo entstehen heute Fehler und Wartezeiten?
  2. Umfang festlegen. Kernfunktionen, Integrationen, technische Annahmen und optionale Erweiterungen werden verbindlich vereinbart, auch die Regeln, wann ein Mensch prüfen muss.
  3. Bauen. Wir entwickeln in kurzen Zyklen und prüfen jede Funktion mit dir, am besten mit echten Beispieldokumenten aus deinem Alltag.
  4. Live gehen. Wir testen alles gemeinsam mit deinem Team, rollen es aus und bringen die Automatisierung live.
  5. Betreuung. Nach dem Go-live bleiben wir für Wartung, Updates und Weiterentwicklung an Bord, etwa wenn neue Dokumentformate oder Systeme dazukommen.

Häufige Fragen zur KI-Automatisierung

Entscheidet die KI allein?

Nein. Die KI bereitet vor, dein Team entscheidet. Bei einer typischen Devoreo-Automatisierung legt die KI einen ERP-Entwurf an, und gebucht wird erst nach Freigabe durch dein Team.

Welche Prozesse eignen sich für KI-Automatisierung?

Vor allem wiederkehrende Abläufe mit Dokumenten und Daten: Bestellungen, Rechnungen, Lieferantenangebote, Berichte, E-Mail-Vorgänge und Stammdatenpflege. Im Erstgespräch schauen wir gemeinsam, wo sich der Aufwand am meisten lohnt.

Müssen unsere Kunden oder Lieferanten etwas ändern?

In der Regel nicht. Dokumente kommen weiter als PDF, E-Mail oder Excel an. Die Automatisierung liest sie so, wie sie kommen.

Funktioniert das mit unserem ERP?

Wir prüfen zuerst die verfügbaren Schnittstellen und Datenfelder deines ERP und verbinden es dann mit individuellen APIs und Datenintegrationen. Mehr dazu auf der Seite zu API-Integrationen.

Was kostet eine Automatisierung?

Das hängt von Prozess, Dokumenten und Systemen ab. Nach dem Erstgespräch erhältst du eine Einschätzung zu Aufwand und Kosten.

Welcher Prozess kostet dein Team die meiste Zeit?

Erzähl es uns im Erstgespräch. Danach weißt du, was sich automatisieren lässt und mit welchem Aufwand du rechnen kannst.

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